Services

Chez CPNA, grâce à notre service professionnel d'approvisionnement et d'achat, nous croyons que vous devez être satisfaits de la qualité, du coût et de la rapidité d'acquisition de vos meubles, luminaires et équipement/matériel d'exploitation. Aussi, nous offrons notre expertise dans deux domaines distincts.

1. Approvisionnement: CPNA agit au nom de la propriété comme acheteur et reçoit les coûts d'acquisition du fournisseur.

2. Solution clé en main: Solution clé en main : CPNA achète des articles auprès de fournisseurs puis les revend à la propriété.

Éventail des services offerts: (Veuillez noter que certains aspects des services ci­dessous s'appliquent à l'approvisionnement ou à la solution clé en main et comprennent à la fois les meubles, les luminaires et l'équipement ainsi que le matériel d'exploitation)

Aide à la conception/Détermination des besoins/Planification de projet

  • Aider le propriétaire et le concepteur (ou disposer de notre équipe interne de concepteurs) en vue de déterminer les critères de qualité et de rendement pour les domaines de conception.
  • Les caractéristiques et les documents préliminaires sont révisés afin de corriger d'éventuelles erreurs ou omissions.
  • Élaborer un plan d'installation pour en assurer la conformité avec d'autres entités dans la réalisation du projet conformément au calendrier fixé Budgétisation et responsabilité financière.

Budgétisation et la responsabilité financière

  • Budget préliminaire établi par le propriétaire, puis examiné et révisé une fois les caractéristiques publiées afin de s'assurer que l'ensemble correspond au nombre de chambres.
  • Une fois les caractéristiques publiées, CPNA établira un budget par article chiffré au préalable et mis à jour chaque mois afin de rendre compte des achats effectués et de toute information supplémentaire.
  • La prévision de trésorerie est établie en fonction du calendrier des achats, du budget préliminaire, des exigences relatives au dépôt anticipé et des délais d'installation.
  • On informe le plus tôt possible les fournisseurs qu'ils doivent obtenir les renseignements de solvabilité nécessaires afin, au besoin, d'ouvrir des comptes au nom du propriétaire.
  • Rencontrer les parties responsables afin d'examiner le budget, de vérifier les quantités, de clarifier les besoins particuliers et de déterminer les responsabilités afin d'éviter toute omission ou répétition dans le cadre du projet.

Offres et bons de commande (Approvisionnement)

  • On prépare des dossiers d'appels d'offres en se fondant sur les caractéristiques du concepteur. CPNA réduit, dans la mesure du possible, les caractéristiques à des termes génériques et lance des appels d'offres auprès d'un fournisseur qualifié. Les appels d'offres reçus sont ensuite évalués par CPNA puis présentés au propriétaire accompagnés des résultats et de recommandations. CPNA travaille en étroite collaboration avec les concepteurs en vue d'offrir des solutions de rechange et des recommandations afin de ne pas dépasser le budget alloué à la conception.
  • Les bons de commande sont préparés avec l'aide des fournisseurs choisis puis transmis au propriétaire afin d'obtenir son approbation finale avant de passer les commandes. Les instructions détaillées concernant le rendement, la livraison et l'emballage commercial sont décrites sur chaque bon de commande, sur lequel figurent également le nom du fournisseur, la description de l'article, son prix à l'unité, son prix total, les conditions, l'adresse et la date de livraison ainsi que le numéro et l'emplacement du contrôle de la conception dans le cadre du projet.
  • Les articles uniques et d'occasion sont évalués en fonction de caractéristiques et de budget globaux. On suggère, le cas échéant, de recourir à des solutions de rechange ou de remplacement.
  • Le propriétaire prend toujours la décision finale.

Coordination de la logistique et de l'installation/Gestion de projet

  • Avec le propriétaire, nous élaborons un calendrier permettant aux ouvertures organisées de respecter les dates intermédiaires requises par l'entrepreneur ou l'opérateur. Le propriétaire recevra des rapports mis à jour qui assurent le suivi des prévisions et de l'état d'avancement de l'expédition de chaque article commandé.
  • CPNA surveille l'avancement du travail afin de s'assurer que tous les fournisseurs respectent les modalités des bons de commande et, notamment, les dessins d'ateliers, les échantillons de finis et les présentations de prototypes au concepteur ou à l'entrepreneur. L'avancement de la production est régulièrement confirmé par correspondance, par téléphone ou, au besoin, par des visites des installations de fabrication.
  • CPNA prend et coordonne les dispositions relatives au fret, en tenant compte du calendrier et du coût de livraison.
  • On coordonne le regroupement de petites expéditions. CPNA veille à obtenir les meilleurs tarifs marchandises.
  • Au besoin, CPNA transfère tous les articles sur place ou à l'entrepôt puis détermine, avec l'entrepreneur ou le propriétaire, quelles marchandises doivent être ajoutées au projet ou entreposées jusqu'à ce que le site soit en mesure de réceptionner les marchandises.
  • Il est possible d'effectuer une inspection sur place des produits pour s'assurer que les services sont conformes aux documents contractuels.
  • Au besoin, CPNA négociera des services d'entreposage et d'installation des meubles, luminaires et équipement pour le compte du propriétaire, sous réserve de l'approbation de ce dernier.

Procédures de paiement et rappel du projet (Approvisionnement)

  • À la réception des factures du fabricant, CPNA vérifie chaque facture par rapport au bon de commande et à la documentation reçue appropriés afin de s'assurer que toutes les marchandises sont en bon état. Ensuite, on produit une demande de vérification pour le montant approuvé de la facture émise par le fabricant, puis les deux documents sont transmis au propriétaire pour paiement. Toutes les factures sont groupées par le fournisseur : les relevés récapitulatifs détaillent la valeur de chaque commande, les montants facturés au préalable, la facturation courante et le solde restant. Dès réception, le propriétaire émet un chèque au montant désigné.
  • À la fin du projet, un rapport final de rapprochement indiquant le coût détaillé de toutes les marchandises est transmis au propriétaire. De plus, tous les montants, factures et dates figurent dans le présent rapport.
  • L'ensemble des bons de commande est envoyé au propriétaire ou à l'opérateur. Pour en faciliter la consultation, les adresses et les numéros de téléphone de tous les fournisseurs figurent sur les bons de commande.